Extend Finance Ltd
111 New Union Street, Coventry, CV1 2NT, United Kingdom
Numer telefonu: 02476 997 826
E-mail: info@extendfinance.co.uk
Strona internetowa: https://extendfinance.co.uk
Ostatnia aktualizacja: 14/08/2024
1. Cel niniejszej Polityki Prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Extend Finance Ltd gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe swoich klientów i użytkowników strony internetowej w związku ze świadczeniem usług doradztwa w zakresie kredytów hipotecznych oraz produktów ochronnych/ubezpieczeniowych. Polityka jest przygotowana w kontekście UK GDPR i Data Protection Act oraz ma zastosowanie do danych przekazywanych nam za pośrednictwem strony internetowej, formularzy kontaktowych, e-maila, telefonu, systemów CRM oraz komunikacji z lenderami, ubezpieczycielami i innymi podmiotami zaangażowanymi w proces obsługi klienta.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej Polityki Prywatności lub sposobu przetwarzania przez nas Twoich danych, skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji „Nasze dane kontaktowe”.
2. Rodzaje gromadzonych przez nas danych osobowych
Obecnie zbieramy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe – m.in. imię i nazwisko, adres zamieszkania lub korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu.
- Dane finansowe – m.in. informacje o dochodach, wydatkach, zobowiązaniach kredytowych, historii zatrudnienia, informacje wymagane do przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz wykrywania oszustw.
- Dane dotyczące nieruchomości – m.in. informacje o nieruchomości, którą chcesz kupić, refinansować lub zabezpieczyć (adres, wartość, typ nieruchomości).
- Dane dotyczące zdrowia i historii medycznej – wyłącznie w zakresie niezbędnym do udzielania porad w zakresie ubezpieczeń na życie, krytycznego zachorowania, ochrony dochodu oraz innych produktów ochronnych.
- Dane związane z korzystaniem z naszej strony internetowej – m.in. informacje o urządzeniu, przeglądarce, adresie IP, odwiedzanych podstronach, plikach cookie i podobnych technologiach, zgodnie z naszą Polityką Ciasteczek.
- Dane związane z komunikacją – m.in. treść wiadomości wysyłanych do nas poprzez formularze kontaktowe, e-mail, telefon lub inne kanały komunikacji.
Jeśli zbieramy dodatkowe kategorie danych, poinformujemy Cię o tym przy odpowiednim formularzu lub w trakcie rozmowy, wyjaśniając cel i podstawę prawną przetwarzania.
3. Sposób pozyskiwania danych osobowych
Większość przetwarzanych przez nas danych osobowych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie w związku z:
- prośbą o kontakt lub przesłaniem formularza na naszej stronie,
- zapytaniem o kredyt hipoteczny lub produkt ochronny,
- procesem doradczym i składaniem wniosków do lenderów/ubezpieczycieli,
- komunikacją telefoniczną, e-mailową lub poprzez inne kanały.
Dane osobowe możemy otrzymywać także pośrednio z następujących źródeł:
- kredytodawcy (lenderzy), z którymi współpracujesz w trakcie procesu kredytowego – w celu przetwarzania wniosków, obsługi produktu i aktualizacji statusu,
- towarzystwa ubezpieczeniowe – w celu przetwarzania wniosków ubezpieczeniowych, obsługi polis i roszczeń,
- dostawcy systemów CRM i platform sourcingowych wykorzystywanych do wyszukiwania produktów hipotecznych i ubezpieczeniowych (np. Acre, Mortgage Brain, Trigold, IRESS, iPipeline, AIR Sourcing),
- inni profesjonalni doradcy lub podmioty zaangażowane w transakcję (np. solicitors, conveyancers) – gdy jest to konieczne do obsługi sprawy.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia naszych usług i spełnienia obowiązków prawnych. Główne cele przetwarzania to:
- świadczenie usług doradztwa w zakresie kredytów hipotecznych, w tym analiza potrzeb, ocena zdolności kredytowej i dobór produktów,
- świadczenie usług doradztwa w zakresie ubezpieczeń i ochrony, w tym analiza potrzeb i ocena ryzyka,
- przygotowanie, składanie i obsługa wniosków do lenderów i ubezpieczycieli,
- spełnianie obowiązków regulacyjnych wynikających z wymogów FCA oraz przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- prowadzenie dokumentacji, compliance i archiwizacji dla celów dowodowych i obsługi ewentualnych reklamacji,
- cele bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom i nadużyciom,
- analiza efektywności działań marketingowych oraz funkcjonowania serwisu internetowego (np. statystyki, analityka, cookies) – tam, gdzie jest to zgodne z obowiązującymi przepisami i zgodami,
- utrzymywanie kontaktu z klientami i potencjalnymi klientami (e-mail, telefon, formularze kontaktowe),
- komunikacja marketingowa, w tym informacje o usługach i treściach edukacyjnych – tylko na podstawie odpowiednich zgód lub uzasadnionego interesu, zgodnie z UK GDPR i PECR.
Podstawy prawne przetwarzania obejmują w szczególności:
- Wykonanie umowy lub działania na żądanie osoby, której dane dotyczą – gdy przetwarzanie jest niezbędne do przygotowania i realizacji doradztwa kredytowego lub ubezpieczeniowego;
- Obowiązek prawny – gdy prawo wymaga od nas przetwarzania określonych danych (np. przepisy AML, wymogi regulacyjne FCA, obowiązki księgowe i podatkowe);
- Uzasadniony interes – gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów naszych prawnie uzasadnionych interesów (np. zarządzanie relacjami z klientami, obrona przed roszczeniami, monitorowanie jakości usług), przy czym zawsze oceniamy wpływ na Twoją prywatność;
- Zgoda – w sytuacjach, gdy prawo wymaga uzyskania Twojej zgody (np. określone działania marketingowe, niektóre kategorie danych szczególnych). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, kontaktując się z nami.
5. Udostępnianie danych osobowych
Możemy udostępniać Twoje dane osobowe wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do realizacji powyższych celów lub gdy wymaga tego prawo. W szczególności mogą to być:
- kredytodawcy i banki, do których składasz wniosek kredytowy,
- towarzystwa ubezpieczeniowe, z którymi zawierasz umowy ubezpieczenia,
- dostawcy naszych systemów i narzędzi (np. system CRM Acre, dostawcy platform sourcingowych produktów),
- zewnętrzni dostawcy usług IT, hostingu i wsparcia technicznego,
- profesjonalni doradcy (np. prawnicy, audytorzy), gdy jest to uzasadnione prawnie lub kontraktowo,
- organy regulacyjne i nadzorcze (w tym Financial Conduct Authority),
- Information Commissioner’s Office, National Crime Agency oraz inne organy ścigania – jeśli prawo wymaga przekazania danych.
W przypadku przekazywania danych do podmiotów trzecich zapewniamy odpowiednie umowy i środki ochrony zgodnie z UK GDPR. Jeżeli dane miałyby zostać przekazane poza UK/EEA, zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne i poinformujemy Cię o tym, gdy będzie to wymagane.
6. Jak długo przechowujemy Twoje dane
Przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do spełnienia celów, dla których zostały zebrane, oraz w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych i regulacyjnych. Oznacza to, że:
- dane związane z doradztwem kredytowym i ubezpieczeniowym mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami FCA oraz przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy,
- dane związane z reklamacjami, roszczeniami lub potencjalnymi sporami mogą być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń,
- dane używane wyłącznie do celów marketingowych przechowujemy do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Po upływie odpowiednich okresów retencji Twoje dane zostaną bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.
7. Twoje prawa w zakresie ochrony danych
Zgodnie z UK GDPR przysługują Ci następujące prawa w zakresie danych osobowych:
- Prawo dostępu – masz prawo poprosić nas o kopię swoich danych osobowych, które przetwarzamy.
- Prawo do sprostowania – masz prawo żądać sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
- Prawo do usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz poprosić o usunięcie swoich danych osobowych.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz poprosić o ograniczenie przetwarzania danych w określonych okolicznościach.
- Prawo do sprzeciwu – masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych, jeśli przetwarzamy je na podstawie uzasadnionego interesu lub do celów marketingu bezpośredniego.
- Prawo do przenoszenia danych – w określonych przypadkach możesz poprosić o przekazanie Twoich danych innemu administratorowi lub bezpośrednio Tobie.
Nie pobieramy opłat za realizację tych praw. Na Twoje zgłoszenie odpowiemy co do zasady w ciągu jednego miesiąca.
Aby skorzystać ze swoich praw, możesz:
- skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych Extend Finance (patrz sekcja „Nasze dane kontaktowe”);
- skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w The Right Mortgage Limited: dpo@therightmortgage.co.uk.
8. Skargi dotyczące ochrony danych
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tego, w jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe, zachęcamy do kontaktu z nami w pierwszej kolejności, abyśmy mogli spróbować rozwiązać problem. Możesz również skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w The Right Mortgage Limited pod adresem: dpo@therightmortgage.co.uk.
Masz również prawo złożyć skargę do Biura Komisarza ds. Informacji (Information Commissioner’s Office – ICO), które nadzoruje przestrzeganie przepisów o ochronie danych w Wielkiej Brytanii.
Adres ICO:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Infolinia: 0303 123 1113
Strona internetowa: https://www.ico.org.uk
9. Dane z formularzy, e-maili i telefonu
Jeżeli kontaktujesz się z nami za pomocą formularzy na stronie, e-maila lub telefonu, będziemy przetwarzać przekazane tam dane (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, treść zapytania) w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania propozycji usług oraz prowadzenia dokumentacji kontaktu.
W zależności od charakteru zapytania informacje te mogą zostać włączone do naszej dokumentacji klienta oraz systemu CRM, jeżeli zdecydujesz się kontynuować proces doradczy.
10. Dane z naszej strony internetowej, pliki cookie i analityka
Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, poprawy doświadczenia użytkownika, prowadzenia analityki oraz – tam, gdzie ma to zastosowanie – celów marketingowych.
Szczegółowe informacje na temat używanych plików cookie, ich rodzaju, celu oraz sposobów zarządzania nimi znajdziesz w naszej Polityce Ciasteczek dostępnej pod adresem:
Jeśli na stronie używane są narzędzia takie jak Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, narzędzia CRM lub inne skrypty śledzące, informacje o nich będą opisane w Polityce Ciasteczek.
Lista narzędzi stosowanych obecnie na nowej stronie Astro
11. Marketing i komunikacja
Możemy wykorzystywać Twoje dane kontaktowe, aby przesyłać informacje o usługach Extend Finance, treściach edukacyjnych oraz aktualizacjach dotyczących rynku kredytów hipotecznych i ubezpieczeń, o ile mamy do tego odpowiednią podstawę prawną (zgodę lub uzasadniony interes, zgodnie z UK GDPR i PECR).
Masz prawo w każdej chwili wycofać zgodę na marketing lub wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych. Informacje o rezygnacji z komunikacji marketingowej będą zamieszczane w każdej wiadomości marketingowej lub możesz skontaktować się z nami bezpośrednio.
12. Zmiany w Polityce Prywatności
Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, aby odzwierciedlała zmiany w przepisach prawa, wytycznych regulatorów lub sposobie świadczenia naszych usług. Zaktualizowana wersja będzie publikowana na naszej stronie internetowej wraz z datą ostatniej aktualizacji.
Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej strony w celu zapoznania się z aktualną wersją Polityki Prywatności.
13. Nasze dane kontaktowe (PL)
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
Extend Finance Ltd
111 New Union Street
Coventry
CV1 2NT
Telefon: 02476 997 826
E-mail: info@extendfinance.co.uk
Strona internetowa: https://extendfinance.co.uk
Inspektor Ochrony Danych (The Right Mortgage Limited): dpo@therightmortgage.co.uk